Zmiana biura rachunkowego: jak przejść do nowego biura bez chaosu

Biuro rachunkowe można zmienić bez księgowego trzęsienia ziemi. Warunek jest prosty: przekazanie musi mieć datę, zakres i listę dokumentów.

Najpierw ustal datę przejęcia obsługi

Nowe biuro powinno wiedzieć, od którego okresu odpowiada za bieżącą księgowość, deklaracje, ZUS i kadry. Bez tego łatwo o sytuację, w której każde biuro zakłada, że określone zadanie wykona to drugie. A urząd, z typową administracyjną subtelnością, nadal oczekuje dokumentu w terminie.

Co warto odebrać z poprzedniego biura?

Zakres zależy od rodzaju działalności, ale zwykle trzeba zebrać dokumentację księgową i podatkową za bieżący okres oraz dane potrzebne do kontynuacji rozliczeń.

• prowadzone ewidencje i księgi,
• rejestry VAT i wysłane pliki/deklaracje,
• ewidencję środków trwałych i wyposażenia,
• informacje o rozrachunkach i nierozliczonych pozycjach,
• dokumentację kadrowo-płacową, jeżeli firma zatrudnia,
• informacje o trwających korektach, kontrolach, postępowaniach lub wyjaśnieniach.

Same pliki to za mało

Dobre przekazanie obejmuje również informacje o sprawach otwartych. Może istnieć faktura wymagająca korekty, nierozliczona zaliczka, brakujący dokument, oczekiwanie na potwierdzenie z urzędu albo rozbieżność, której jeszcze nie udało się wyjaśnić.

Dostępy i pełnomocnictwa też trzeba uporządkować

Przy zmianie warto sprawdzić dostęp do systemów i usług wykorzystywanych w rozliczeniach firmy oraz zakres udzielonych pełnomocnictw. Część dostępów może wymagać zakończenia, a część nadania nowemu biuru.

Nie czekaj do ostatniego dnia miesiąca

Im wcześniej nowe biuro może zapoznać się z modelem działalności i dokumentacją, tym łatwiej wykryć braki przed terminami rozliczeń. Dotyczy to szczególnie firm z zatrudnieniem, e-commerce, sprzedażą zagraniczną albo pełną księgowością.

Co przygotować dla nowego biura jeszcze przed podpisaniem umowy?

Do wstępnej wyceny przydają się informacje o formie działalności, sposobie prowadzenia księgowości, VAT, liczbie dokumentów, zatrudnieniu, rachunkach bankowych, sprzedaży zagranicznej oraz systemach używanych w firmie.