Sklep działa. Zamówienia wpadają, klienci płacą, a marketplace wypłaca środki. Problem zaczyna się wtedy, gdy dane o tej samej sprzedaży znajdują się w kilku systemach i nie są ze sobą spójne.
Księgowość e-commerce nie zaczyna się od wysłania faktur do biura
Sprzedaż internetowa może pozostawiać dane w sklepie, marketplace, systemie fakturowym, banku, magazynie i u operatorów płatności. Dlatego przy rozpoczęciu współpracy trzeba ustalić nie tylko sposób przesyłania dokumentów, ale również to, z jakich źródeł pochodzą dane o sprzedaży i kto odpowiada za ich kompletność.
Najważniejsza jest spójność danych
Biuro rachunkowe powinno otrzymywać informacje, które pozwalają prawidłowo rozliczyć sprzedaż, zwroty, korekty i koszty platform. Nie oznacza to, że klient musi samodzielnie budować skomplikowane zestawienia. Zakres raportów powinien zostać ustalony na początku współpracy.
Przelew od marketplace nie mówi, ile wynosiła sprzedaż
Wypłata z platformy może uwzględniać różne operacje, dlatego nie powinna być automatycznie utożsamiana z obrotem sklepu. To jedna z podstawowych rzeczy, które trzeba uwzględnić przy organizacji księgowości e-commerce.
Zwroty i magazyn też mają znaczenie
Przy sprzedaży towarowej informacje o zwrotach i stanie zapasu powinny być uporządkowane. Im większa liczba zamówień i kanałów sprzedaży, tym większe znaczenie ma bieżąca jakość danych źródłowych.
Nie każdy sklep potrzebuje takiego samego procesu
Inaczej wygląda obsługa sklepu prowadzącego wyłącznie sprzedaż krajową, inaczej sprzedaż przez kilka marketplace, a jeszcze inaczej e-commerce z OSS, importem lub magazynami zagranicznymi. Dlatego uniwersalna instrukcja przekazywania danych zwykle nie działa dobrze.
Dobre przygotowanie wpływa również na cenę księgowości
Kompletne i uporządkowane dane pozwalają ograniczyć dodatkową pracę analityczną. Jeżeli przy zamknięciu miesiąca trzeba odtwarzać brakujące informacje lub wyjaśniać liczne rozbieżności, obsługa staje się bardziej pracochłonna.
Co warto ustalić przed rozpoczęciem współpracy?
Biuro powinno poznać używane platformy sprzedażowe, kraje sprzedaży, sposób dokumentowania transakcji, operatorów płatności, informacje o zwrotach oraz model magazynowania. Na tej podstawie można określić zakres obsługi i sposób przekazywania danych bez publikowania jednego sztywnego schematu dla wszystkich firm.
Prowadzisz e-commerce i szukasz księgowości dopasowanej do Twojego modelu sprzedaży?
Opisz platformy, kraje sprzedaży, sposób przekazywania danych i zakres obsługi. Na tej podstawie przygotujemy indywidualną propozycję współpracy.
Zapytaj o wycenę