„Sprzedaż za miesiąc: 150 000 zł” to za mało, żeby bezpiecznie rozliczyć sklep internetowy. W e-commerce księgowość potrzebuje nie tylko sumy. Potrzebuje danych, które da się prześledzić od konkretnego zamówienia do dokumentu sprzedaży, płatności, wypłaty operatora i ewentualnego zwrotu.
Sprzedaż nie jest tym samym co wpływ na rachunek
Jedna wypłata z marketplace'u albo operatora płatności może obejmować wiele zamówień. Może być pomniejszona o prowizje, opłaty, reklamy, zwroty i inne potrącenia. Dlatego kwota, która pojawia się w banku, nie musi odpowiadać wartości sprzedaży z danego dnia czy tygodnia.
Podobnie działa to w drugą stronę. Faktura może być wystawiona, ale płatność jeszcze nie wpłynęła. Klient może zwrócić towar po kilku dniach. Marketplace może potrącić prowizję dopiero przy późniejszej wypłacie.
zamówienie → dokument sprzedaży → płatność → wypłata → zwrot lub korekta.
Co zwykle powoduje problemy?
Najczęściej nie chodzi o jeden duży błąd. Problem tworzą drobne, powtarzalne rozbieżności: płatność bez dokumentu, dokument bez płatności, zwrot pieniędzy bez korekty, korekta bez refundu albo różne identyfikatory tej samej transakcji w sklepie, marketplace i systemie księgowym.
Przy kilku zamówieniach można to jeszcze wyjaśnić ręcznie. Przy kilkuset albo kilku tysiącach transakcji miesięcznie ręczne odtwarzanie historii zaczyna być osobnym projektem analitycznym.
Wspólny identyfikator oszczędza wiele godzin
Nie wszystkie systemy muszą wyglądać tak samo. Ważne, żeby transakcję można było jednoznacznie rozpoznać w kolejnych źródłach danych. W praktyce pomaga numer zamówienia albo inny wspólny identyfikator obecny w dokumentach sprzedaży, raportach płatności i danych marketplace.
System integrujący, np. Base.com, może bardzo ułatwić proces. Nie zastąpi jednak dobrego projektu danych. Automatyzacja działa dobrze wtedy, gdy wiadomo, które informacje mają być ze sobą łączone i kto odpowiada za ich kontrolę.
Sprzedaż zagraniczna zwiększa wymagania
Przy sprzedaży do innych państw sama kwota sprzedaży jest jeszcze mniej wystarczająca. Trzeba wiedzieć między innymi, skąd towar został wysłany, gdzie znajduje się klient i jaki rodzaj transakcji wystąpił. Dopiero wtedy można ustalić prawidłowe rozliczenie VAT, OSS albo lokalnego podatku.
Co powinno otrzymać biuro rachunkowe?
Biuro powinno otrzymywać dane kompletne, spójne i możliwe do uzgodnienia. Jego zadaniem jest kontrola księgowa i podatkowa. Jeżeli najpierw trzeba rekonstruować sprzedaż z kilku niezgodnych raportów, zakres pracy staje się znacznie szerszy niż zwykłe księgowanie.
Dlatego przepływ danych warto zaplanować przed wzrostem sprzedaży. Porządek, który działa przy stu zamówieniach, da się skalować. Bałagan również się skaluje, tylko znacznie drożej.
Prowadzisz e-commerce i szukasz księgowości dopasowanej do Twojego modelu sprzedaży?
Opisz platformy, kraje sprzedaży, sposób przekazywania danych i zakres obsługi. Na tej podstawie przygotujemy indywidualną propozycję współpracy.
Zapytaj o wycenę