Sklep internetowy bez kasy fiskalnej w 2026 roku. Kiedy kasa jest potrzebna?

Sprzedaż przez internet nie oznacza automatycznie obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Nie oznacza też, że do 20 000 zł zawsze można sprzedawać bez kasy. W praktyce trzeba najpierw sprawdzić co sprzedajesz, jak klient płaci i w jaki sposób otrzymuje towar.

1. Zwolnienie z kasy do 20 000 zł

Podstawowe zwolnienie związane jest z wartością sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Jeżeli rozpoczynasz taką sprzedaż w trakcie roku, limit 20 000 zł ustala się proporcjonalnie do okresu wykonywania sprzedaży B2C. Przy obliczaniu limitu nie uwzględnia się należnego VAT. Przepisy przewidują też kilka szczególnych czynności niewliczanych do tego limitu.

2. Sprzedaż wysyłkowa też wchodzi do limitu 20 000 zł

To ważne, szczególnie jeżeli oprócz wysyłki umożliwiasz klientom odbiór osobisty albo przyjmujesz gotówkę.

Przykład: masz 18 000 zł sprzedaży wysyłkowej i 3 000 zł sprzedaży z odbiorem osobistym. Łączna sprzedaż B2C wynosi 21 000 zł. Do limitu nie liczysz wyłącznie odbiorów osobistych. Sprzedaż wysyłkowa również jest uwzględniana przy obliczaniu limitu 20 000 zł.

To, że konkretne zamówienia korzystają z odrębnego zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej, nie powoduje wyłączenia ich z limitu 20 000 zł.

3. Przekraczasz 20 000 zł. Od kiedy potrzebujesz kasy?

Nie od następnego dnia.

Zwolnienie związane z limitem traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym został przekroczony limit.

Przykład: limit przekraczasz 15 maja. Dwa następne miesiące to czerwiec i lipiec. Jeżeli dana sprzedaż nie korzysta z żadnego innego zwolnienia, od 1 sierpnia trzeba ją ewidencjonować na kasie.

Nie liczymy dwóch miesięcy od pierwszej sprzedaży gotówkowej albo pierwszego odbioru osobistego. Liczymy je od miesiąca przekroczenia właściwego limitu sprzedaży B2C.

4. Sprzedaż wysyłkowa ma własne zwolnienie

Dlatego przekroczenie 20 000 zł nie oznacza automatycznie, że cała sprzedaż internetowa musi od tej chwili trafiać na kasę.

Zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej może mieć zastosowanie, jeżeli łącznie:

• towar jest dostarczany pocztą lub przesyłką kurierską,
• sprzedawca otrzymuje całą zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, odpowiednio na swój rachunek,
• z ewidencji i dowodów dotyczących zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczy zapłata i kto jest nabywcą,
• posiadasz dane nabywcy, w tym jego adres,
• sprzedawany towar nie należy do grup, dla których zwolnienia zostały wyłączone.

Jeżeli te warunki są spełnione, prawidłowa sprzedaż wysyłkowa może nadal pozostać bez kasy również po przekroczeniu 20 000 zł.

5. A co z odbiorem osobistym?

Przy odbiorze osobistym nie mamy dostawy pocztą ani przesyłką kurierską, więc taka sprzedaż nie korzysta ze zwolnienia przeznaczonego dla sprzedaży wysyłkowej.

Jeżeli zwolnienie do 20 000 zł już wygasło i nie ma zastosowania inne zwolnienie, sprzedaż z odbiorem osobistym trzeba zarejestrować na kasie.

6. A jeśli właśnie odbiór osobisty powoduje przekroczenie limitu?

Załóżmy, że masz 19 800 zł sprzedaży wysyłkowej. W maju klient odbiera osobiście produkt za 500 zł. Łączna sprzedaż B2C wynosi 20 300 zł.

Limit został przekroczony w maju. Nie oznacza to obowiązku instalowania kasy następnego dnia. Zwolnienie związane z limitem będzie działało jeszcze przez czerwiec i lipiec. Od 1 sierpnia sprzedaż z odbiorem osobistym, która nie korzysta z innego zwolnienia, trzeba będzie ewidencjonować na kasie.

Prawidłowa sprzedaż wysyłkowa może natomiast nadal korzystać ze swojego odrębnego zwolnienia.

7. Kiedy potrzebujesz kasy? Przykłady

8. Są towary, przy których kasa może być potrzebna od pierwszej sprzedaży

I tę rzecz trzeba sprawdzić zanim zaczniesz liczyć 20 000 zł.

Przepisy wskazują grupy towarów, przy których zwolnienie związane z limitem oraz zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej co do zasady nie mają zastosowania. W typowej sprzedaży B2C kasa jest wtedy potrzebna już przy pierwszej takiej transakcji, chyba że występuje szczególny wyjątek przewidziany w rozporządzeniu.

Do grup, które warto sprawdzić szczególnie uważnie, należą m.in.:

• komputery stacjonarne i przenośne, w tym laptopy i tablety, urządzenia peryferyjne, konsole i części do komputerów oraz konsol,
• określone wyroby elektroniczne, m.in. telefony, smartfony, smartwatche, telewizory, monitory i głośniki,
• sprzęt fotograficzny,
• określone części i akcesoria samochodowe,
• perfumy i wody toaletowe,
• wybrane wyroby alkoholowe, tytoniowe, paliwa oraz inne towary wymienione w rozporządzeniu.

To nie jest pełny katalog. Przy konkretnym asortymencie trzeba sprawdzić pełną listę oraz szczególne wyjątki.

Przykład: pierwszą sprzedażą sklepu jest laptop za 3 000 zł dla osoby prywatnej. Nie można przyjąć zasady „mam dopiero 3 000 zł sprzedaży, więc do 20 000 zł kasy nie potrzebuję”. W standardowej sprzedaży B2C laptop należy do grupy towarów, dla których zwolnienia są co do zasady wyłączone.

9. Czy wysyłka kurierem pomoże przy takim towarze?

Co do zasady nie. Jeżeli sprzedawany produkt należy do grup wyłączonych ze zwolnień i nie działa szczególny wyjątek, samo to, że klient zapłaci przelewem, zamówienie złoży przez internet, a towar zostanie wysłany kurierem, nie wystarczy do zastosowania zwykłego zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej.

10. Allegro, PayU i Przelewy24. Czy zbiorcza wypłata jest problemem?

Nie musi być. Przy sprzedaży wysyłkowej znaczenie ma możliwość jednoznacznego ustalenia, której transakcji dotyczyła zapłata i kto był nabywcą.

Jeżeli operator przekazuje jedną zbiorczą wypłatę obejmującą wiele zamówień, sam fakt zbiorczego przelewu nie przekreśla zwolnienia. Trzeba jednak posiadać dane pozwalające powiązać wypłatę i poszczególne płatności z konkretnymi zamówieniami.

11. Automat paczkowy: pamiętaj o adresie kupującego

Adres automatu paczkowego jest miejscem dostawy. Nie zastępuje adresu nabywcy, którego wymagają przepisy dotyczące zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej.

Przy konfiguracji sklepu sprawdź więc, czy oprócz numeru telefonu, adresu e-mail i wybranego automatu posiadasz również wymagane dane nabywcy wraz z adresem.

12. Co z płatnością za pobraniem?

Pobranie nie oznacza automatycznie obowiązku stosowania kasy.

Trzeba sprawdzić rzeczywisty sposób rozliczenia. Jeżeli kurier pobiera pieniądze od klienta, następnie przekazuje je na rachunek sprzedawcy, a dokumentacja pozwala jednoznacznie powiązać zapłatę z konkretnym zamówieniem i nabywcą, sprzedaż może spełniać warunki zwolnienia wysyłkowego.

13. Czy faktura zastępuje kasę fiskalną?

Nie. Jeżeli dana sprzedaż podlega obowiązkowi ewidencjonowania na kasie, samo wystawienie faktury osobie prywatnej nie usuwa tego obowiązku.

14. Kiedy kasa jest potrzebna? Najprościej

Zwykły towar + nie przekroczyłeś limitu 20 000 zł
Możesz korzystać ze zwolnienia związanego z limitem, jeżeli spełniasz jego warunki.

Przekroczyłeś 20 000 zł
Zwolnienie z limitu co do zasady wygasa po dwóch miesiącach następujących po miesiącu przekroczenia.

Sprzedaż wysyłkowa spełnia wszystkie warunki
Może pozostać bez kasy również po przekroczeniu 20 000 zł.

Odbiór osobisty albo bezpośrednia płatność gotówką po utracie zwolnienia z limitu
Jeżeli nie działa inne zwolnienie, potrzebujesz kasy.

Towar z grupy wyłączonej ze zwolnień
W standardowej sprzedaży B2C co do zasady potrzebujesz kasy od pierwszej takiej sprzedaży, bez czekania na 20 000 zł i bez dwumiesięcznego okresu przejściowego.

Podsumowanie

W sprzedaży internetowej nie zaczynaj od pytania „czy przekroczyłem już 20 000 zł?”. Najpierw sprawdź co sprzedajesz. Następnie ustal, czy korzystasz ze zwolnienia związanego z limitem oraz czy konkretne zamówienia spełniają warunki osobnego zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej.