Zatrudnienie pierwszej osoby zmienia sposób współpracy z biurem. Od tego momentu księgowość potrzebuje nie tylko faktur, ale również regularnych i terminowych informacji kadrowych.
Przed rozpoczęciem współpracy kadrowej ustal podstawowe dane
Biuro powinno znać planowaną datę rozpoczęcia zatrudnienia, rodzaj umowy, zasady wynagradzania oraz podstawowe warunki, które będą miały wpływ na przygotowanie dokumentów i rozliczeń.
Ustal termin przekazywania danych do listy płac
Premie, godziny, zmiany wynagrodzenia, nieobecności i inne zdarzenia wpływające na wynagrodzenie powinny trafiać do biura przed przygotowaniem listy. Przekazanie informacji po fakcie często oznacza korektę.
Nie wysyłaj informacji kadrowych przypadkowymi kanałami
Jeżeli część danych trafia mailem, część SMS-em, a część jest dopowiadana telefonicznie, łatwo coś przeoczyć. Dobrym rozwiązaniem jest jeden ustalony sposób przekazywania informacji kadrowych.
Zgłaszaj zmiany zanim zaczną obowiązywać
Zmiana wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia, rodzaju umowy czy innych warunków nie powinna być dla biura niespodzianką na koniec miesiąca. Im wcześniej informacja trafia do osoby prowadzącej kadry, tym łatwiej przygotować właściwe dokumenty.
Przy zleceniobiorcach również potrzebny jest porządek
Umowy zlecenia wymagają prawidłowego zebrania danych i regularnego przekazywania informacji potrzebnych do naliczenia wynagrodzenia. Warto od początku ustalić, kto w firmie odpowiada za przekazanie rachunków, liczby godzin lub innych danych wynikających z umowy.
Co daje dobrze ustawiony proces?
- mniej korekt list płac,
- mniej pytań „na ostatnią chwilę”,
- łatwiejsze pilnowanie terminów,
- jasny podział odpowiedzialności między pracodawcą a biurem.
Zatrudniasz pracowników lub zleceniobiorców?
Obsługę kadr i płac wyceniamy od 80 zł netto za osobę miesięcznie. Ostateczna cena zależy od rodzaju umów i zakresu obsługi.
Zapytaj o kadry i płace