Ile kosztuje księgowość e-commerce i od czego zależy cena?

5 000 zamówień może być prostsze w księgowości niż 500. Brzmi przewrotnie, ale w e-commerce liczba transakcji jest tylko jednym z elementów wyceny.

Dwa sklepy z podobną sprzedażą mogą wymagać zupełnie innej pracy

W pierwszym sklepie dane ze sprzedaży, operatora płatności, marketplace'u i banku są kompletne oraz uzgodnione. To właśnie taki uporządkowany obieg danych jest podstawą sprawnej księgowości e-commerce. Zwroty mają korekty, wypłaty dają się rozbić na właściwe pozycje, a dokumenty można przypisać do zamówień.

W drugim sklepie część płatności nie ma dokumentów, korekty nie zgadzają się z refundami, payouty są nierozpisane, a raporty pokazują różne wartości. Liczba zamówień może być mniejsza, ale czasu potrzeba znacznie więcej.

Co najbardziej wpływa na cenę?

• liczba kanałów sprzedaży i marketplace'ów,
• wolumen transakcji,
• sprzedaż zagraniczna, OSS i lokalne rejestracje VAT,
• liczba operatorów płatności i rachunków,
• sposób obsługi zwrotów i korekt,
• jakość raportów i możliwość automatycznego importu,
• to, czy dane są uzgodnione przed przekazaniem ich do księgowości.

Operacyjne uzgadnianie nie jest tym samym co księgowość

Sprzedaż, płatności, payouty, zwroty i magazyn powinny być kontrolowane na bieżąco po stronie przedsiębiorcy albo osoby odpowiedzialnej za operacje e-commerce. Osoba pracująca z tymi danymi codziennie zwykle znacznie szybciej wyjaśni rozbieżność niż biuro próbujące odtworzyć sytuację kilka tygodni później.

Jeżeli klient chce przekazać biuru również takie uzgodnienia, warto potraktować je jako odrębny zakres pracy analitycznej, a nie element podstawowej usługi księgowej.

Automatyzacja ma wartość tylko wtedy, gdy dane są kontrolowalne

Duża liczba systemów sama w sobie nie rozwiązuje problemu. Najważniejsze jest to, czy dane można połączyć i sprawdzić. Dobrze zaprojektowana automatyzacja zmniejsza liczbę ręcznych czynności i pozwala szybciej wychwytywać błędy.