Zakładasz JDG? Co warto przygotować przed pierwszą fakturą

Dobrze rozpoczęta JDG to nie tylko poprawny wpis w CEIDG. To również ustalony sposób sprzedaży, obiegu dokumentów, płatności i kontaktu z biurem rachunkowym.

1. Opisz, co naprawdę będziesz sprzedawać

Na początku warto jasno opisać rodzaj usług lub towarów, klientów oraz sposób sprzedaży. Inaczej wygląda działalność usługowa B2B, inaczej sprzedaż konsumentom, a jeszcze inaczej sklep internetowy działający przez marketplace.

Im dokładniej znamy model działalności przed startem, tym mniej rzeczy trzeba wyjaśniać już po wystawieniu pierwszych dokumentów.

2. Ustal, gdzie będą klienci

Sprzedaż wyłącznie w Polsce jest organizacyjnie prostsza niż działalność, w której od początku pojawiają się kontrahenci zagraniczni, platformy sprzedażowe albo płatności w walutach obcych. Jeżeli taki model jest planowany, biuro powinno wiedzieć o tym przed pierwszą transakcją.

3. Oszacuj liczbę dokumentów i transakcji

Nie chodzi o idealną prognozę. Wystarczy wiedzieć, czy miesięcznie będzie kilka dokumentów, kilkadziesiąt czy kilkaset oraz czy sprzedaż będzie dokumentowana pojedynczymi fakturami, raportami z systemu lub danymi z platform.

4. Ustal sposób przyjmowania płatności

Rachunek bankowy, płatności kartą, PayU, Przelewy24, Stripe, marketplace czy płatności gotówkowe tworzą różne źródła danych. Warto od początku wiedzieć, które z nich będą używane i jak będą uzgadniane.

5. Pomyśl o dokumentach kosztowych

Zakupy firmowe powinny dać się łatwo przypisać do działalności. Jeżeli przedsiębiorca płaci raz firmową kartą, raz prywatną, a część dokumentów trafia do kilku skrzynek mailowych, chaos pojawia się szybciej niż pierwszy termin podatkowy.

6. Ustal, czy od początku pojawi się zatrudnienie

Pracownik lub zleceniobiorca oznacza dodatkowy obieg informacji i terminy. Dane dotyczące zatrudnienia powinny być przekazane do biura odpowiednio wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy trzeba przygotować pierwszą listę płac.

7. Ustal sposób przekazywania dokumentów

Najlepiej od pierwszego miesiąca przyjąć jeden model: określone narzędzie, miejsce na dokumenty i termin ich przekazywania. Dzięki temu przedsiębiorca nie zastanawia się co miesiąc, gdzie wysłał daną fakturę, a biuro nie musi prowadzić cyfrowych wykopalisk.

8. Zostaw miejsce na pytania, których jeszcze nie znasz

Nowa działalność szybko się zmienia. Ważne jest więc nie tylko to, co zostanie ustalone pierwszego dnia, ale również sposób zgłaszania nowych typów transakcji, umów, zakupów zagranicznych czy zatrudnienia.